Làm việc nhóm là một trong những yếu tố đem lại thành công trong các hoạt động nghề nghiệp cũng như trong việc học, đây cũng là một kỹ năng mà các bạn trẻ còn thiếu và yếu. Sau đây là một vài câu hỏi giúp cho chúng ta hoàn thiện hơn về kỹ năng làm việc nhóm.

 

Những ưu tiên hàng đầu khi làm việc với các thành viên trong nhóm là gì và tại sao?

Để làm việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm chúng ta phải biết rõ mục đích của việc làm, khả năng có thể của các thành viên , những ưu và nhược điểm của họ trong việc thực hiện các công việc được giao và phải có trong tay các công cụ làm việc phù hợp.

Bởi vì nếu không biết rõ mục đích của công việc là gì, thì chắc chắn không thể vạch ra lộ trình, thời gian và cách thức tiến hành công việc đó.

Làm việc cùng với các thành viên khác, ta phải biết là họ thể làm được điều gì, không làm được điều gì, họ có năng lực trong lĩnh vực nào và các điểm hạn chế của họ là gì, để từ đó ta có thể đề nghị những hoạt động phù hợp nhất với họ.

Ngoài ra, bất cứ hoạt động nào cũng cần có các công cụ phù hợp, có thể ít, có thể nhiều nhưng không thể thiếu. Từ những công cụ đó, ta mới có thể giao cho các thành viên để sử dụng có hiệu quả nhằm đạt đến mục tiêu của công việc.

 Tinh thần làm việc nhóm có quan trọng không  và tại sao?

Đây chính là yếu tố quyết định sự thành bại của công việc. Nếu không có tinh thần làm việc nhóm, thì cho dù trong nhóm có được những người có năng lực với những công cụ tốt nhất thì vẫn có thể đưa đến thất bại vì thiếu sự phối hợp và quyết tâm. Bất cứ một hoạt động nào cũng sẽ có lúc gặp phải những thách thức trở ngại, thì chính lúc đó, tính thần làm việc nhóm sẽ là chiếc đòn bẩy, là liều thuốc tang lực giúp nhóm vượt qua được thách thức. Nếu không có, thì có thể công việc vẫn tiến hành nhưng hiệu quả không cao, dễ gây lãng phí thời gian và công sức hoặc có khi chỉ còn một chút nữa là thành công, nhưng không còn tinh thần để làm việc cùng nhau thì cũng sẽ đưa đến sự thất bại.

 Phương hướng khi  bắt đầu xây dựng một nhóm làm việc :

Bất cứ ai trong nhóm khi bắt đầu xây dựng một nhóm làm việc cũng đều có thể đưa ra phương hướng làm việc cho nhóm, và đó phải là điều kiện tiên quyết, tuy nhiên cần phải có tính hợp lý và khả thi. Người đưa ra phương hướng phải có khả năng trình bầy và thuyết phục được nhóm làm việc theo phương hướng của mình, miễn là điều đó sẽ đem lại lợi ích hay có thể đạt được mục tiêu mà nhóm đề ra.

 Nếu nhóm  không làm việc được theo nhóm ?

Đây là điều thường xẩy ra khi nhóm không có sự đồng thuận về phương hướng, mục đích, điều kiện làm việc. Ngoài ra, sẽ có những thành viên trong nhóm không có kỹ năng làm việc nhóm, chúng ta phải giúp họ nhận ra điều đó để tránh việc mỗi người ứng xử với công việc và với những người trong nhóm theo cách của mình.

Chúng ta cần phải tìm ra được đâu là những khả năng tốt nhất của các thành viên và giúp họ có được tư duy tích cực về điều đó. Để từ đó, chính họ chứ không ai khác mới có thể thay đổi cách ứng xử cho phù hợp với mục đích chung của nhóm, chấp nhận những khác biệt của những thành viên trong nhóm, để cùng nhìn vào công việc chứ không nhìn vào lợi ích cá nhân hay nhu cầu cá nhân.

Cách cải thiện tốt nhất là phải nâng cao được sự nhận thức của các thành viên trong nhóm và tìm ra được cách làm việc phù hợp với điều kiện thực tế của nhóm.

 Nếu có các ý kiến khác nhau trong nhóm ?

Điều đầu tiên khi có nhiều ý kiến được đưa ra là sự lắng nghe. Chúng ta phải nghe với sự quan tâm để tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt giữa các ý kiến, phải tìm ra được tính khả thi cũng như những điều không thể thực hiện. Từ đó sẽ có sự chọn lọc, dung hòa cân nhắc một cách khách quan và khoa học, để chọn ra được những ý kiến phù hợp nhất.

Chúng ta không thể dùng bất cứ quyền hạn gì để gạt bỏ các ý kiến, kể cả khi chúng ta là trưởng nhóm. Mà phải có sự tôn trọng và phải để cho người đưa ra ý kiến trình bầy một cách đầy đủ. Từ đó mới có cơ sở để chọn lựa. Tuy nhiên, khi đã có sự quyết định và chọn lựa của nhóm thì sẽ không thay đổi cho đến khi thực hiện xong điều đó. Và mọi thành viên trong nhóm đều phải chấp nhận và thực hiện những ý kiến đã có sự đồng thuận.

 Để xây dựng một nhóm hiệu quả  và điều then chốt của thành công :

Để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả chúng ta cần có các yếu tố sau :

–         Có mục đích rõ ràng và có tính khả thi.

–         Có một nhóm làm việc am hiểu được mục đích đó.

–         Có một nhóm làm việc có những năng lực làm việc khác nhau, và có thể thực hiện năng lực của mình một cách tốt nhất.

–         Các thành viên trong nhóm có sự tôn trọng và tin tưởng nhau

–         Có một người biết cách động viên tinh thần làm việc nhóm và phân công cho các thành viên trong nhóm một cách hợp lý.

 Kỹ năng quan trọng nhất của lãnh đạo :

Đó là khả năng truyền lửa, tạo được tinh thần làm việc nhóm, biết lắng nghe ý kiến của các thành viên và biết phân công hợp lý. Nói một cách ngắn gọn, đó là năng lực biết cách làm cho người khác làm việc một cách hiệu quả.

  Cách tiếp cận một vấn đề và giải quyết:

Để có thể tiếp cận một vấn đề, ta phải có một cái nhìn đa chiều và khách quan về vấn đề đó. Ta phải biết tìm ra điều cốt lõi của vấn đề và có thể đề ra những cách xử lý một cách đơn giản nhất.

Mỗi một công việc đều có những vấn đề khác nhau, nhưng điều quan trọng trong việc xử lý là phải trao đổi với những người trong nhóm, để cùng đưa ra một số biện pháp giải quyết và tìm được cách giải quyết hiệu quả, bởi vì trong một hoạt động nhóm thì ta không nên giải quyết công việc theo cách thức và kinh nghiệm riêng của mình mà không nói ra hay trao đổi trước với những người trong nhóm.

 Nếu có người không tuân theo quy tắc  thì phải ứng xử thế nào?

Trong hoạt động nhóm, điều tốt nhất là có được những người đồng chí hướng và có năng lực làm việc. Năng lực đó có thể có sẵn hay có được do sự hướng dẫn. Nhưng vẫn có những người dù đã được hướng dẫn mà vẫn không thực hiện được các yêu cầu. Ngoài ra, chúng ta có thể có cảm tình với người này, không có cảm tình với người kia vì năng lực của họ. Nhưng cho dù chúng ta có thể không thích họ vì tính cách hay sự cố chấp hay do năng lực yếu kém, thì chúng ta vẫn không nên để điều đó ảnh hưởng đến hoạt động nhóm. Chúng ta chỉ nên nhìn vào công việc của mỗi thành viên và kết quả đạt được chứ không nên nhìn vào các cá nhân với sự yêu thích hay ghét bỏ.

 Những điều học hỏi được  khi huấn luyện thành viên mới

Bất cứ người nào trong quá trình huấn luyện, cũng đều có thể bộc lộ được những năng lực cá nhân vốn có của mình, chúng ta có thể huấn luyện các kỹ năng chuyên môn cho những thành viên mới, nhưng chúng ta có thể học hỏi ở họ những kỹ năng cá nhân và có thể học hỏi ngay cách họ tiếp thu sự huấn luyện của chúng ta, từ đó chúng ta có thể cải tiến cách huấn luyện sao cho hiệu quả nhất.

Nếu có người làm việc rất chăm chỉ mà không đạt được kết quả ?

Chúng ta có câu : Cần cù bù thông minh , nhưng có nhiều vấn đề mà sự cần cù không thôi vẫn không thể đem lại kết quả tốt. Vì vậy, khi có một thành viên trong nhóm làm việc không hiệu quả dù rất nhẫn nại, thì chúng ta phải xem xét :

–         Năng lực của họ có phù hợp với công việc được giao không ?

–         Phương tiện làm việc trang bị cho họ có đủ không ? và họ có biết sử dụng các phương tiện đó một cách hiệu quả không ?

–         Họ có cần sự hỗ trợ của một vài người trong nhóm để thực hiện điều đó không.

Nếu đã không đủ năng lực, thiếu công cụ phù hợp và không có ai để hỗ trợ thì bắt buộc chúng ta phải giảm yêu cầu xuống hoặc chuyển họ sang một công việc khác thích hợp hơn.

 Lê Khanh

Trung tâm Rồng Việt Vũng Tàu