Con người là một sinh vật xã hội, điều đó có nghĩa là chúng ta không thể sống và làm việc một mình. Ngay từ khi sinh ra, chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất : Gia đình. Sau đó khi lớn hơn, bước vào nhà trường chúng ta sẽ có những người bạn và nếu phù hợp sẽ tạo thành các nhóm bạn.

Bản thân chúng ta với năng lực và tính cách sẽ có những ảnh hưởng lên nhóm, đồng thời cũng chịu những tác động của bạn bè cả về điều tốt lẫn xấu: “ Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”.

Nhờ các hoạt động trong nhóm, chúng ta vừa phát triển những kỹ năng cá nhân, thu nạp những kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng. Ngay từ xưa, ông bà ta cũng có câu : “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”

Thế nào là một nhóm

Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung.

Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.

Như vậy chúng ta tuy có nhiều hình thức nhóm khác nhau như :

Nhóm bạn học tập, nhóm bạn cùng sở thích, nhóm năng khiếu, nhóm kỹ năng, các câu lạc bộ, các nhóm làm việc theo dự án, nhóm làm việc trong tổ chức .v.v.

Nhưng tất cả đều phải xây dựng trên tinh thần đồng đội, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, ngoài ra chúng ta còn phải tạo ra một môi trường hoạt động mà các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu đã đặt ra. Điều quan trọng là phải giúp cho các thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự nhập nhằng gây ra ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người. Những thành viên trong nhóm phải được xác định rằng thành quả của tập thể có được là từ sự đóng góp tích cực của mỗi người.

 

Thế nào là một Nhóm làm việc

Một nhóm có thể hình thành theo nhiểu cách khác nhau: Các nhóm bạn học tập có khi hình thành do sự chỉ định của thày cô, nhóm sở thích hình thành do sự rủ rê nhau, và các nhóm làm việc trong một cơ quan, đơn vị là do sự tuyển dụng theo nhu cầu của đơn vị đó. Vì thế, có những nhóm hình thành và gắn kết rất lâu, nhưng cũng có những nhóm chỉ hoạt động cùng nhau trong một thời điểm nào đó. Nhưng điều quan trọng là, không phải nhóm nào cũng có những mục đích hay có những hoạt động cùng nhau. Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán, có lẽ sẽ không có sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại, một nhóm làm việc vẫn có thể phát triển dù các thành viên không cùng làm việc hay sinh hoạt trong một môi trường, một không gian nhất định.

Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra.

Hình thành và phát triển nhóm

Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm và số lượng cũng như năng lực của các thành viên trong nhóm, các nhóm được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau. Nhưng nhìn chung thì hầu như đều trại qua 4 bước cơ bản :

Bước 1: Tạo dựng: Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, và tìm kiếm những vị trí của mình trong nhóm, chưa bộc lộ nhu cầu cũng như năng lực cá nhân.. Một điều không thể thiếu là các thành viên sẽ thử khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thông thường hầu như không có nhóm nào có được sự tiến bộ trong giai đoạn này.

Bước 2: Công phá : Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất của mỗi nhóm. Các thành viên thường cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu sự phát triển của công việc, nhưng họ vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự. Họ có thể sẽ tranh cãi về những công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây họ chưa bao giờ nghĩ tới và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức mạnh” của họ dành để chĩa vào các thành viên khác, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung.

Bước 3: Ổn định : Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong nhóm quen dần và điều hoà những khác biệt giữa họ. Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm dần và tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể trong hiệu quả công việc.

Bước 4: Hoàn thiện: Ở giai đoạn này, các thành viên đã hiểu và thích nghi được với điểm mạnh và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai trò của họ là gì. Mọi người đã cởi mở và tin tưởng nhau hơn, rât nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu. Họ linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ để hiện thực hoá những ý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc được hoàn thiện và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao.

Vì trải qua 4 giai đoạn như thế nên ban đầu, có vẻ như một nhóm hoạt động lại không đạt được những hiệu quả như một cá nhân làm việc, vì thế nên sẽ đưa đến hậu quả là có một vài cá nhân có năng lực, thừa nhiệt tình nên đã gánh vác hay ôm đồm công việc cho cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm có được chỉ là do công sức của một vài người, từ đó sẽ đưa đến sự độc tài hay chia rẽ, dẫn đến sự tan rã nhóm.

Ngược lại, nếu biết cách làm việc nhóm thì sau giai đoạn công phá, nhóm sẽ ổn định và phát huy được sức mạnh của tập thể, vượt qua những giới hạn của cá nhân để đạt đến được mục đích chung mà mọi thành viên trong nhóm đều có thể hưởng được những ích lợi do nhóm mang lại.

Kỹ năng tổ chức công việc

Nhóm làm việc là những cá nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động cùng nhau, vì thế mỗi thành viên trong nhóm đều phải biết kỹ năng để gắn kết và áp dụng tốt các kỹ năng này để đạt được những hiệu quả nhất định. Có hai kỹ năng mà một nhóm cần phải có là kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm và kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.

Kỹ năng tổ chức :

Bất kỳ một công việc gì, từ cá nhân đến tập thể đều cần phải có sự tổ chức, vậy phải dựa vào yếu tố gì để có thể tổ chức một hoạt động để đem lại kết quả tốt nhất. Theo quan điểm của người xưa, thì ta có 3 yếu tố là Thiên thời, địa lợi và nhân hòa. Điều này có nghĩa là : Phải gặp đúng thời cơ hay thời điểm thích hợp, phải thực hiện ở một địa điểm thích hợp, có những yếu tố thuận lợi và điều quan trọng nhất là đạt được sự đồng lòng, hòa thuận giữa mọi người với nhau. Còn hiện nay thì chúng ta có thể dựa vào nguyên lý 5W + 1 H để tổ chức một công việc hay một hoạt động, một kế hoạch :

Khi bắt đầu bất kỳ một vấn đề gì mới, chúng ta phải trả lời được các câu hỏi: 

Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì ( What )

Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra ( Where )

Khi nào thì bắt đầu tiến hành ( When )

Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này ( Who )

Tại sao phải tiến hành hoạt động này ( Why )

Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào ( How )

Nếu một kế hoạch hay dự án mà không trả lời được các câu hỏi này thì chúng ta không nên tiến hành vì có nhiều khả năng thất bại hay chí ít cũng là những khó khăn khó khắc phục, có thể dẫn đến sự mất đoàn kết hay tan rã nhóm.

Khái niệm 5W1H được cho là có nguồn gốc từ bài thơ “The Elephant’s Child” của Rudyard Kipling. Bài thơ này như sau:

 I have six honest serving-men

They taught me all I knew

Their names are What and Where and When

And How and Why and Who.

 Tạm dịch:

 Tôi có 6 người đầy tớ trung thực

Họ đã dạy cho tôi biết mọi thứ

Tên của họ là What và Where và When

Và How và Why và Who.

 

Ngoài ra trong kỹ năng tổ chức, mỗi người trong nhóm đều phải nhận ra được thế mạnh cũng như điểm yếu của mình để có thể đảm nhận hay sắp xếp các công việc, các trách nhiệm phù hợp điều đó mới giúp cho nhóm đạt được những kết quả tốt nhất.

Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Như đã nói, để thực hiện các hoạt động thì một cá nhân dù xuất sắc đến đâu cũng không thể thực hiện nếu không có sự trợ giúp của những người cùng làm việc với mình vì thế, điều cơ bản nhất là phải tạo được sự đồng thuận hay tiếng nói chung giữa những người trong nhóm để cùng nhau thực hiện. Để thực hiện được các hoạt động chung, thì mỗi một thành viên trong nhóm cần phải có một số các kỹ năng sau đây ngoài sự đồng thuận chung về quan điểm và mục đích của nhóm:

Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm.

Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.

Chất vấn: Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực Thực tế đây là một kỹ năng khó mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ. Điều này đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm.

Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự. Tuy nhiên, điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người có thể tiếp nhận những ý kiến trái chiều với quan điểm của mình mà không tự ái. Người chất vấn cũng phải sử dụng những lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu lên tiếng phê phán hay chê bai để dẫn đến sự tranh luận vô ích.

3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục, ta phải dựa vào chính những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó trở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Nhất là không thể dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.

4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.

5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.

6. Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và một khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.

7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.

Khó khăn trong việc tổ chức hoạt động nhóm:

Tổ chức hoạt động là một điều không dễ dàng, có nhiều yếu tố từ khách quan đến chủ quan có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm. Ngoài những tác động khách quan từ bên ngoài, còn có những yếu tố chủ quan mà chúng ta thường gặp phải khi tổ chức các hoạt động cho nhóm, mà trong đó 4 yếu tố gây nhiều trở ngại nhất là :

Quá nể nang các mối quan hệ.

Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất. Chúng ta thường có thái độ “ Dĩ hòa vi quý” Nhưng đây là yếu tố để tạo sự đồng thuận, chứ không phải sự xuê xoa, dễ dãi trong các điều kiện làm việc.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Chúng ta thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi thực sự là mình không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc mạnh ai nấy làm. Cũng có nhiều người thì lại chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng” ai làm gì cũng gật nhưng bản thân mình thì lại không làm gì cả, hoặc chỉ chờ người ta làm trước mình chi nương theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính là thái độ có hại nhất cho các hoạt động của nhóm.

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính do sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình, và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm qua cho người khác, hay từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.

Không chú ý đến công việc của nhóm

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kỳ ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong phạm vi những người mà mình cho là tài giỏi trong nhóm, hoặc đưa ý kiến của mình ra mà không cho người khác tham gia.

Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình mà không quan tâm đến nội dung hay mục tiêu đề ra. Kết quả là chúng ta hoặc là không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, không đem lại hiệu quả cao cho nhóm.

Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà ngay từ khi còn là học sinh, hay sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta

Cv.Tl Lê Khanh

Trung tâm TVTL-DTKN RỒNG VIỆT